Każda firma to „żywy organizm”, której bilans zdrowia powinien być robiony minimum raz do roku. Tylko na co zwrócić uwagę?

Strona internetowa

Strona internetowa to współczesna wizytówka firmy. Nie raz przesądzać może o tym, czy klient lub potencjalny partner zdecyduje się na współpracę. Biorąc pod uwagę, że z pewnością posiadasz konkurencję, warto sprawić, by to właśnie twoja „internetowa wizytówka” wybijała się ponad przeciętną i zapadała w pamięć. Na co warto zwrócić uwagę? Z pewnością na:

-przejrzystość i czytelność witryny (czy na wstępie nie atakują nas jednocześnie informacje o cookies, zapis na newsletter i zachęta do polubienia fanpage)

-nawigacje (czy bez problemów można odszukać odpowiednie elementy np. telefon kontaktowy; ile razy należy „kliknąć”, aby znaleźć poszukiwaną kategorię)

-język (jednoznaczność komunikatów)

Do tego należy przyjrzeć się ogólnej estetyce wykonania (może warto odświeżyć slider?) oraz (co paradoksalnie czasem jest pomijane)…aktualności danych. Standardem jest także responsywność strony, w końcu coraz więcej osób korzysta z internetu za pomocą smartfonów.

Social media

Jak pokazują statystyki GUS, w grudniu 2017 roku na dwóch pierwszych miejscach pod kątem liczby godzin spędzonych miesięcznie w serwisie znalazły się serwisy Google oraz właśnie Facebook. Przedsiębiorstwa nie zostały głuche na te informacje, gdyż liderem wśród platform społecznościowych wykorzystywanych przez firmy jest wciąż Facebook, a według badań przeprowadzonych przez IAB Polska, łączna wartość rynku social media w Polsce w ubiegłym roku wyniosła ponad 600 mln zł (indeks wzrost był na poziomie 25% w porównaniu do poprzedniego roku).

Już wiemy, że warto prowadzić konto w social mediach, lecz jak zawsze jest jakieś „ale”. W tym przypadku są dwa. Po pierwszy-zweryfikuj, czy prowadzisz profil tam, gdzie powinieneś (czasem wystarczy tylko Facebook, a Instagram lub Linkedin można sobie odpuścić). Po drugie-czy twój profil jest kompletny (znajdują się tam aktualne dane teleadresowe, call to action w postaci np. „zadzwoń teraz”). I ostatnie, lecz nie mniej ważne-czy komunikacja jest spójna. Pokolenie Millenialsów, które obecnie „rządzi” rynkiem stawia głównie na autentyczność i bardzo szybko wyłapuje wszelki fałsz.

Materiały firmowe i opinie

Niezależnie od tego, w jakiej branży pracujesz, z pewnością posiadasz materiały marketingowe, które udostępniasz klientom lub partnerom biznesowym. Pamiętasz, kiedy ostatnim razem odświeżałeś ulotki, wizytówki, czy roll up? Może warto pochylić się i nad tą kwestią. To także dobra okazja, żeby znaleźć chwilę i sprawdzić, jak postrzegana jest twoja firma w internecie. Sprawdź dotychczasowe opinie (np. w social mediach, w wyszukiwarce google, na portalach dla osób szukających pracy), zweryfikuj ewentualne uwagi i odpowiedź na sugestie (nawet te niezbyt pochlebne). Dobrym pomysłem jest również przeprowadzenie ankiety wśród klientów, dzięki której uzyskamy informacje, jakie dziedziny naszej działalności działają poprawnie, a co jest do zmiany.

Zasoby – co jest potrzebne, co nie

Czy faktycznie korzystasz ze wszystkich sprzętów, które są w biurze, czy efektywnie wykorzystujesz wiedzę i umiejętności pracowników, a także – czy nie masz możliwości wynegocjowania lepszych ofert np. na dostawę internetu? Warto przyjrzeć się tym wszystkim aspektom. Nawet jeśli do tej pory nie było powodów do niepokoju, lekka modyfikacja może dodać „świeżości” i stworzyć nowe możliwości. Małe zmiany w zespole poskutkować mogą nowymi pomysłami pracowników, a różnice w opłatach za usługi zewnętrzne zainwestować możesz w dodatkowe bonusy dla pracowników.

Procesy

W każdej firmie zachodzą różnorodne procesy. Niektóre z nich oczywiście nie muszą być spisane, a inne wręcz przeciwnie-obligatoryjnie powinny zostać przelane na papier.  Niezależnie od podejścia, pojawić się mogą tzw.wąskie gardła, które mają wpływ na sprawność i efektywność funkcjonowania firmy. Mogą być to np. ludzie lub nowe technologie. Warto skupić się na dokładnej weryfikacji tych obszarów, a w kolejnym skutecznie wprowadzać ulepszenia. W przypadku dużej trudności w zidentyfikowaniu wąskich gardeł pomyśleć można nad zatrudnieniem interim managera lub konsultanta z zewnątrz, który z dystansu przyjrzy się procesom zachodzącym w firmie.

Kierunki rozwoju

Nawet jeśli ostateczny bilans pod koniec roku skłaniał do otwarcia szampana, dobrym pomysłem jest analiza dotychczasowych przychodów i kosztów. Być może są koszty, których dało się uniknąć lub istnieją usługi, które są tzw. kulami u nogi (nie przynoszą znaczącej nadwyżki i nie mają perspektyw rozwoju). Pomocna może okazać się najstarsza, ale i w dalszym ciągu użyteczna macierz BCG, która pozwoli uporządkować portfel usług, stanowiąc bardzo dobry instrument controllingu strategicznego. Kolejna sprawa-usługi komplementarne. Dodanie kolejnej usługi lub produktu to mądry sposób na dywersyfikację obszarów działania, a jednocześnie zminimalizowanie kosztów ewentualnego zastoju w innej dziedzinie. Dzięki temu, zakładając, że bariery wejścia nie będą zbyt wysokie, zapewniamy firmie płynność finansową i dodatkowe źródła przychodu.

Zmiany w prawie

Chyba nie ma managera lub właściciela firmy, który, choć nie raz nie usłyszał magicznego hasła „RODO”. Choćbyśmy nie wiem jak, zapierali się przed wgłębieniem w ten temat, to kary finansowe (oraz straty wizerunkowe) powinny skutecznie zadziałać na naszą wyobraźnię. Oczywiście nikt nie wymaga bycia od nas ekspertem w kwestiach prawnych, dlatego warto skorzystać ze wsparcia wyspecjalizowanego prawnika, który krok po kroku wypunktuje nam, w jaki sposób powinniśmy zastosować nowe zasady.

Rozmowa z pracownikami

Ostatnią, lecz nie najmniej ważną kwestią są pracownicy. Dobrym pomysłem jest aktualizacja informacji o tym, jakie mają oczekiwania, uwagi/spostrzeżenia dotyczące działalności firmy lub jakie motywatory działają na nich obecnie w największym stopniu. Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez Pracuj.pl – 1/3 Polaków deklaruje, że w obecnej pracy brakuje im benefitów. Co ciekawe, oprócz standardowych bonusów takich jak: opieka medyczna, finansowanie szkoleń, karta sportowa, coraz częściej (zwłaszcza pokolenie Millenialsów) zgłasza zainteresowanie kwestiami takimi jak: możliwość przyprowadzenia pupila do biura, „dni owocowe”, darmowe śniadanie, czy dofinansowanie dojazdów do pracy na rowerze. Nawet jeśli nie wszystkie benefity będą możliwe do zaoferowania, warto wysłuchać pracowników, by mieli pewność, że nie są tylko „trybikiem” w wielkiej maszynie zwanej firmą.

Zmiany niekoniecznie wiązać się muszą z wielką rewolucją, gdyż dobrze przeprowadzona ewolucja także może przynieść wymierne korzyści. Jak mówi mądrość chińska, „Nie bój się iść powoli, obawiaj się jedynie stania w miejscu”.